最终回顾:Office2007的内幕

Excel:眼睛有

Excel的一些有用但未被充分利用的特性在office2007中被突出显示出来,包括保存工作区(一组打开的工作簿)、冻结窗格和跟踪更改。由于有了新的接口,您可以快速删除重复的行。

同样地,数据透视表是一种功能强大但复杂的分析工具,由于任务窗格允许您选中复选框,而不是使用以前版本的笨拙拖放技术,因此更易于创建和操作。该界面使应用过滤器和一次选择多个条件变得更容易。新样式使数据透视表更具吸引力。

除了SmartArt的图形艺术性,Excel的图表更好看——阴影和光晕效果增加了很大的尺寸(见图10)——而且更容易控制。

饼图上的阴影效果(单击“图像”可查看更大的视图)

然而,图表并不是快速理解数据的唯一方法。Excel提供了比较数据或发现异常的新方法。例如,可以将单元格的背景设置为显示长度与其中包含的数据值成比例的条形图。

该功能使用渐变填充,成功率适中;我们发现它对比较值很有用,但对评估值却没有帮助(一条比另一条长两倍的线只是它所代表的值的粗略近似值)。另一个警告:在我们创建的一些工作表中,表示值为200的条并不总是看起来比表示值为100的条长两倍(参见图11中的单元格D2和D3)。

如果您愿意,您可以使用全色背景来指示值(参见图12),或者根据单元格中的值指定图标(例如向上或向下箭头)。

用颜色指示单元格值(单击图像可看到较大的视图)

另一种不同的可视化方法是使用色阶(例如,从绿色到黄色再到红色——您可以选择默认的配色方案或指定自己的开始和结束颜色)。这是很容易应用,但最初证明更令人费解的变化。(秘诀是使用Home Ribbon中条件格式按钮中的Manage Rules选项,然后选择“基于其值格式化所有单元格”--参见图13。)还有一个新的:基于单元格值的图标集(考虑将交通信号灯的红灯、黄灯或绿灯插入单元格)。

表格格式利用样式库(如图14所示),一组新的单元格样式允许您使用一些有吸引力的预定义设置(类似于Word中的样式)高亮显示单个单元格或区域。

选择一个表格样式并转到(单击“图像”以查看更大的视图)

说到格式,就像Word、PowerPoint和Access一样,如果你连接到Internet,你可以很容易地从microsoftoffice图库的各种模板中进行选择。使用一个,它将被添加到“文件/新建”对话框的“最近使用的”部分(包括缩略图)。

“公式”功能区包含用于公式类别(日期和时间、逻辑、财务等)的彩色图标,但一旦开始构建公式,就没有新的帮助了(Excel 2007中维护的Excel 2003界面对于大多数用户来说可能已经足够了)。不幸的是,如果按F1键获取帮助,Excel就不足以显示所用函数的帮助屏幕。

与Word一样,excel2007的一些特性的组织也令人费解。锁定单元格在主功能区的“格式”命令下,而不是在单独的安全组中。许多格式化按钮实际上位于该功能区的数字组中(例如,用于更改小数点的数目)——使用Excel2003中的“格式/单元格”菜单命令找到的选项。要插入符号,您可以在Excel的“插入”功能区的“文本”组中找到“符号”按钮,但在Word的“符号”组中可以找到“符号”按钮(其中有一个小的常用符号库)。

有一点是肯定的:Excel中的约束更少。现在可以有16385列(以前版本中是256列)和1048576行(以前版本中是65536行)。其他限制也得到了缓解:一个工作簿可以有1024个电子表格,有64个排序级别(包括按颜色排序的能力),自动筛选下拉列表可以显示10000个条件(从三个增加到三个)。函数现在可以有255个参数,公式的最大长度已经提高到8000个字符(从已经足够长的1000个字符增加到8000个字符),支持多达64个嵌套级别(从7个增加到7个);此外,公式栏现在扩展到处理长公式。函数现在可以有255个参数(从30个增加到255个)。有关其他新限制,请参阅MSDN的Excel2007博客。

当涉及到表格时,Excel有一套巧妙的技巧。在表格中单击鼠标右键,然后选择“创建表格”;Excel将自动创建列标题和自动筛选。当您向下滚动页面时,这些标题会留在视图中(列标题替换标准列字母),而不需要您做任何工作。