最终回顾:Office2007的内幕

文件和格式

核心应用程序格式已经经历了重大的变化——它们现在以一种压缩的、与Zip兼容的格式将文档的一部分存储为单独的文件。这将使文件在损坏时更易于恢复(因为您可以恢复文本,但不能恢复宏);在早期版本的Office中,损坏的文件意味着无法检索任何数据。在Word中,格式命名为.DOCx。在Excel中是.XLSx,在PowerPoint中是.PPTx。

更复杂的是,有些应用程序实际上有一对新格式。例如,包含宏的Word文档将命名为.DOCM,而在Excel中,使用宏的文件以.XLSM扩展名保存。新格式的一个优点是:文件更小,节省了硬盘空间和网络带宽需求。

在Office2003中打开以新文件格式保存的文件时,Office2003会弹出一条警告消息,如果需要,会询问您是否要下载转换程序(该步骤只需要一次)。如果您回答是,您将链接到一个Microsoft页面,您可以在那里下载一个26.6MB的“兼容包”。下载和安装花了我们20多分钟,即使是宽带连接。

如果你是Office2007的早期使用者,要求你的合作伙伴或客户跳过这样的障碍可能要求太多了。幸运的是,您可以告诉Office2007应用程序默认保存为Office2003文件格式,这是我们建议的步骤,直到早期Office版本的用户更有可能使用兼容包更新其系统。

说到使文件变小,现在内置的功能是在保存文档之前从文档中删除敏感的和占用空间的数据,这是以前作为Word的外接程序提供的功能。这个新的“准备”功能允许您从文件中删除敏感信息(从作者字段中删除您的姓名、跟踪的更改等)。

如果您想保护文档不受更改,可以将其转换为XML纸张规范(XPS),这是Microsoft对Adobe PDF格式的答复。PDF输出是最初的Office2007Betas的一部分;它被删除了(据称是Microsoft/Adobe的口角),不过该功能仍然可用——您只需从Microsoft网站下载并安装一个外接程序即可。

一字不差

对于有经验的用户来说,Word有一些小而烦人的变化,例如普通.dot模板默认为段落后的10点间距。另一方面,我们喜欢一种新的默认字体(Calibri),尽管在以前的Office版本中查看时它通常显得太轻。

word2007中的状态栏为不同的视图(打印、网页、阅读、大纲和草稿)提供了运动按钮,还提供了一个用于更改缩放级别的滑块。您还可以对状态栏进行更多的控制—选中一些框,您可以显示字数(不断更新)、大写锁定状态等等。由于界面中的一些改进,水印、引文和封面更易于使用,在比较文档时,一个新的对话框更有意义(参见图8)。

更有用的“比较文档”对话框(单击“图像”可查看更大的视图)

对于解决一个关键的客户投诉问题:邮件合并,几乎没有做什么。Word 2007使用与Word 2003相同的向导(在任务窗格中)。拼写检查器仍然存在缺陷;将自定义单词(例如Computerworld)添加到字典中,单词仍然不够聪明,无法知道所有格形式(Computerworld)也是正确的。

一些生产率选项的实现根本没有明显的考虑。例如,Insert Table命令提供了多种快速表格。这听起来很有希望,但是选择Calendar2选项会插入五月的日历(没有指定年份),而不是当前月份的日历(您甚至不能选择想要的月份和年份)。这当然很快——而且完全没有用。

“快速零件”是用于插入字段(例如,当前日期)或文档属性(例如,作者姓名)的新名称;将光标悬停在字段上,会出现一个框,指示显示的字段名称(参见下文)。您还可以从文档中复制文本或图形并创建自己的快速部件,您可以在Building Blocks Organizer中预览这些部件(参见图9)。

将鼠标悬停在字段上会显示其属性的名称