比较协作Web服务

WebOffice提供了任务中最高级别的细节工作分配.WebOffice在任务分配中提供最高级别的详细信息。对于许多企业来说,购买微软officesharepoint这样的协作服务器的庞大功能集未免有些过头了。这就是为什么Sharepoint与基于Web的服务竞争激烈的原因,这些服务以更少的成本提供更集中的协作工具子集,有时甚至是免费的。我们研究了微软单片服务器的四种替代方案:中央桌面、Ninian Solutions的Huddle、37Signals的Basecamp和WebEx的WebOffice。这四种工具都提供基本的文档管理或共享功能、用户管理和通信以及项目管理工具。一些公司甚至提供了一些功能——比如应用程序共享和聊天——非常适合地理位置分散的工作组。

Huddle提供了最详尽的文档管理层。挤成一团提供最全面的文档管理。如果你只想在网上与他人共享文件,你不需要专门的服务;包括Google Docs在内的各种服务提供了大量的上传空间,并且能够与你选择的其他用户共享上传的文件。但是Google等不提供文档管理,即服务跟踪文档的版本,并使用签入/签出系统来保护主文档。

Huddle(甚至是免费版本)对文档管理有最彻底的控制。Huddle用户可以签出并下载文档进行编辑或校对,完成后上传并签回,然后将文档审核和批准职责分配给其他团队成员。相比之下,Basecamp的免费有限版本不允许上传文件;付费版本提供文件存储,具有基本的版本跟踪功能,但没有签入/签出功能。中央桌面位于中间,允许您手动将文档的状态设置为“草稿”、“待审批”、“已批准”、“最终”或“已取消”。WebOffice的起价是每月60美元,面向5个用户,它根本不跟踪上传文档的变化。但它确实允许您配置Windows资源管理器,以便在WebOffice文档文件夹中上传和下载文件。

在除WebOffice之外的所有应用程序中,用户都可以直接在服务界面中创建简单的文本文档并进行协作,这是一种很好的方法,用户可以集体编写文本草稿以供以后发布。不幸的是,尽管这三个文本编辑实用程序都工作得很好,但它们都有一个共同的协作缺陷:试图编辑另一个用户同时编辑的文档通常会导致一个或两个用户的编辑丢失,而网站几乎没有提前发出警告。我们不明白为什么这三项服务不能简单地阻止用户编辑已经打开的文档。